איך מתכננים אירוע קטן מבחינת קייטרינג?

הרבה אנשים חושבים שאירועים קטנים הם הרבה יותר קלים ופשוטים לארגון מאשר אירועים גדולים. הרי אם מדובר באירוע קטן, זה אומר שיש הרבה פחות אורחים, ישנם הרבה פחות צרכים וישנם הרבה פחות דברים שצריך להתמודד איתם. לכן, על פניו, אירוע קטן דורש הרבה פחות מאשר אירוע גדול.

אך זה לא בהכרח נכון. ראשית, גם אירוע קטן, יכול להיות מעמסה לא קטנה לתכנון וארגון, בין היתר, מאחר ומדובר באירוע חשוב לא פחות עבור המארגנים ולכן הם ירצו לעשות כל מה שאפשר בשביל שהאירוע יצא לפועל בצורה הטובה ביותר. מעבר לכך, באירוע קטן, קל יותר לאורחים לשים לב לכל פרט, וכל דבר

שנעשה בצורה לא נכונה או לא מאורגן היטב, בולט לעין ויכול להשפיע בצורה הרבה יותר משמעותית על האירוע מאשר באירועים גדולים. לכך צריך להוסיף, בדרך כלל מי שאחראי על תכנון וארגון, רגיל לתכנן אירועים בינוניים וגדולים, לא בהכרח אירועים קטנים.

אחת הדוגמאות הטובות הוא קייטרינג לאירועים. על פניו זה נשמע כאילו לא קיים הבדל בין אירוע גדול לקטן, אולי אפילו עדיף לארגן אירוע קטן, שכן יש פחות מנות להכין, אפשר להשתמש בפחות חומרי גלם, הכל נעשה בצורה יותר פשוטה ואפילו מהירה.

כאמור, זה לא בהכרח כך. כשמזמינים קייטרינג לאירועים קטנים – קייטרינג מוזה לדוגמא, אפשר לראות שתהליך העבודה איננו שונה מאשר כשמזמינים שירות קייטרינג לאירועים גדולים. יש תשומת לב רבה לכל פרט עבור כל אורח וסועד באירוע.

איך מארגנים תפריט לאירוע קטן
ראשית, יש לבחון כמה אורחים אמורים להתארח באירוע. זה ילמד אותנו כמה אורחים עלינו להאכיל במהלך האירוע. בהתאם לכמות האורחים, אפשר גם לבנות תפריט מתאים. ככל שיש פחות אורחים, כך גם אפשר להשקיע אולי יותר בהכנת התפריט ולספק מנות הרבה יותר מיוחדות.

שנית, יש לבחון את סוג האירוע. יש הבדל בין אירוע בוקר, לאירוע צהריים או ערב. הרבה פעמים, באירועי בוקר לדוגמא, נהוג לייצר ברנאץ', קרי ארוחת בוקר משולבת עם צהריים. ארוחה קלילה אך משביעה. כזו שלא מחייבת את האורחים לאכול אחר כך ארוחה נוספת בבית.

שלישית, מאחר ומדובר באירוע קטן, אזי שאפשר לבחור, האם לייצר תפריט מיוחד ויוצא דופן או להבדיל, ללכת על בטוח, מנות סטנדרטיות שמוכרות מכל אירוע אחר.

איך בוחרים חברת קייטרינג לאירועים קטנים?
בסופו של דבר, הכל תלוי בשאלה איך בוחרים חברת קייטרינג שתהיה מסוגלת לספק שירות לאירוע קטן. לשם כך, צריך לבחון את הניסיון של החברה, את המוניטין שלה וכמובן את איכות השירות וסוג השירותים שהיא יכולה לספק לצורך תכנון וארגון האירוע.

מידת ההתאמה של החברה לאירוע היא מאוד חשובה, הן בשביל שהאורחים יוכלו לקבל את מה שהם מצפים, והן בשביל שתהליך העבודה מול החברה יתבצע בצורה חלקה ונוחה.